PrésentationClub utilisateurChallenge commercial coproRequêtesDroitsPersonnalisation

J’ai été l’Administrateur Système Salesforce d’Ocea Smart Building de septembre 2013 à juin 2018. Ce poste m’a amené à implémenter une partie des nouveautés sur la plateforme utilisée dans l’entreprise.
Voici quelques exemples de réalisations que j’ai implémenté au cours de ces années :

  • Mise en place de la retranscription du Club Utilisateurs
  • Mise en place du challenge des commerciaux “copro” pour le nombre de devis émis, le chiffre d’affaire sur les ventes et le calcul des unités de chauffages.
  • Implémentation du module “Requêtes” (Cases)
  • Refonte des droits utilisateurs suite à la fusion des 3 entités d’origine
  • Personnalisation des objets standards et des présentations de pages

Club Utilisateurs

Le Club Utilisateur est une réunion cyclique entre l’équipe d’administration du CRM Salesforce et une partie des utilisateurs. Ma retranscription des sessions du club utilisateur est composée de trois objets personnalisés : le club utilisateur décrivant les sessions elles-mêmes, les participants listant les personnes présentent à chaque session et les commentaires que peuvent ajouter les utilisateurs du CRM. Une liste associée du standard Salesforce permet d’ajouter des fichiers à la fiche.
N’hésitez pas non plus à consulter l’exemple obtenu.

Elément présenté Lien
Objet “Club utilisateur” cliquez ici »»
Objet “Participant” cliquez ici »»
Objet “Commentaires” cliquez ici »»
Exemple cliquez ici »»

Challenge Commercial Copropriétés

Ocea Smart building intervient auprès de quatre cibles de marchés : les copropriétés privées, les bailleurs sociaux, l’immobilier tertiaire et les collectivités territoriales.
Le challenge commercial copro est le classement national des commerciaux intervenant sur le marché des copropriétés privées. Les trois attributs suivis sont : le nombre de devis émis, le chiffre d’affaire gagné et le nombre d’Unités de Chauffage (regroupant les Compteurs d’Energie Thermique et les Répartiteurs de Frais de Chauffage).

Les résultats considèrent les données trimestrielles

  • Il y a une consolidation d’un trimestre au début du trimestre suivant
  • Au cours d’un trimestre les résultats intermédiaires sont transmis de façon hebdomadaire tous les lundis

Les composants utilisés pour les challenges commerciaux sont :

  • Des objets personnalisés : entrepôts des données référencées
  • Des rapports “sources” récupérant les données d’origines depuis les opportunités
  • Des instantanés de rapports permettant l’exécution automatique des rapports sources
  • Des tableaux de bords de restitutions utilisés pour les transmissions hebdomadaires et les résultats trimestriels finaux.

Les tableaux de bords de restitutions fournissent le TOP 15 aux commerciaux concernés et les résultats globaux à la Direction de l’entreprise.
Voici quelques exemples d’éléments que j’ai implémenté dans le cadre de ce projet.

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Objets personnalisés Chiffre d’Affaire Nombre de devis
Rapports d’extraction de données Chiffre d’Affaire Nombre de devis
Instantanés de rapports Chiffre d’Affaire Nombre de devis
Tableaux de bord Chiffre d’Affaire Nombre de devis

Les environnements implémentés tiennent compte des fréquences hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle. Cette dernière est une version consolidée sur le trimestre précédent. Le reporting n’est présent que pour les versions hebdomadaire et trimestrielle.

Module requête

Les objets “requête” et “solution” sont des objets standard de Salesforce. Il n’est donc pas nécessaire de les créer. Il y a quand même du paramétrage à mettre en place pour que les requêtes soient utilisables.

Dans le vocabulaire Salesforce, les requêtes sont des demandes et les solutions sont des réponses génériques (les bonnes pratiques) à ces demandes.

Dans son sens simple l’implémentation du module requête correspond à la fourniture des droits sur l’objet “requête” aux utilisateurs via les profils.
Comme beaucoup d’objets standards Salesforce il faut personnaliser cet objet pour qu’il corresponde aux besoins.

Les éléments que j’ai créés pour personnaliser les requêtes sont les suivants :

  • Trois modèles de mails pour l’ouverture d’une requête, l’ajout de commentaires et la fermeture d’une requête.
  • Trois règles de workflow pour notifier de l’ouverture, de l’ajout de commentaire et de la fermeture d’une requête.
  • La personnalisation de l’objet requête (champs personnalisés et présentation de page)
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Modèle de mail Ouverture de requête Ajout de commentaire Fermeture de requête
Règle de workflow Ouverture de requête Ajout de commentaire Fermeture de requête
Exemple Ecran de requête

Gestion des droits utilisateurs

Salesforce propose un système de gestion des droits en standard. Ocea Smart Building utilise ce système simple et robuste pour gérer les droits utilisateurs.

  • Les rôles et la hiérarchie des rôles : éléments de définition des données visibles par les utilisateurs.
  • Les profils : éléments de définition des actions autorisées pour les utilisateurs.
  • Les groupes publics : éléments utilisables dans les règles de partages pour compléter l’accès aux données définit avec la hiérarchie des rôles.
  • Les files d’attentes : éléments de définition d’équipes pour distribuer et attribuer des enregistrements (pistes ou requêtes) à des utilisateurs qui partagent des charges de travail.

Pour consulter la hiérarchie des rôles, cliquez ici »».

Elément présenté Lien
Les profils Liste des profils utilisateurs Exemple de profil utilisateur
Les groupes publics Liste des groupes publics Exemples de groupes publics
Les files d’attentes Liste des files d’attentes Exemple de file d’attente


La personnalisation de Salesforce est une opération “générique” consistant à opérer les actions suivantes :

  • Création d’objets et de champs personnalisés
  • Création de présentations de pages (objets personnalisés et standards)
  • Création de process builders
  • Création de règles de validations
  • Sous Lightning Experience : création de pages Lightning (pages d’accueil ou d’enregistrements)